1. Alcance
Esta política describe el tratamiento de datos personales realizado por Aulasis como proveedor de la plataforma.
Cuando una institución recopila datos de sus estudiantes, representantes o personal a través de Aulasis, la institución actúa como responsable del tratamiento y Aulasis como encargado, conforme a las instrucciones del cliente y a la normativa aplicable.
2. Datos que podemos tratar
- Identificación y contacto: nombre, documento, correo, teléfono, dirección.
- Datos académicos y administrativos: matrícula, cursos, asistencia, calificaciones, boletines.
- Datos de cobranza: cargos, pagos reportados, comprobantes y referencias bancarias.
- Datos de cuenta: credenciales cifradas, rol, permisos, bitácora de acciones relevantes.
- Datos técnicos: dirección IP, agente de navegador, registros de seguridad y diagnóstico.
3. Finalidades
- Prestar, mantener y mejorar la plataforma contratada por la institución.
- Autenticar usuarios, aplicar permisos y proteger cuentas.
- Procesar solicitudes de inscripción, admisiones y cobranza según configure la institución.
- Enviar notificaciones operativas relacionadas con el servicio.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
4. Base legal
El tratamiento se fundamenta, según el caso, en la ejecución del contrato con la institución, el interés legítimo en mantener un servicio seguro, el cumplimiento de obligaciones legales y, cuando corresponda, el consentimiento otorgado en formularios específicos.
5. Conservación
Conservamos los datos mientras la institución mantenga el servicio activo y durante los plazos necesarios para respaldos, auditoría, reclamos o exigencias legales. La institución puede solicitar exportación o eliminación conforme a lo pactado en su contrato.
6. Seguridad
- Aislamiento de datos por institución (multi-tenant) con controles de acceso.
- Cifrado en tránsito y medidas de protección en reposo acordes al riesgo.
- Registro de acciones sensibles en bitácora de auditoría.
- Revisiones periódicas de permisos y buenas prácticas de desarrollo seguro.
7. Mensajes y conversaciones
Las conversaciones del chat son privadas. Las leen quienes participan en ellas y, cuando un estudiante es menor de edad y no se representa a sí mismo, sus representantes: en los chats directos, la conversación completa; en los grupos, sólo los mensajes que escribió su representado. Ese acceso termina cuando el estudiante cumple 18 años o pasa a representarse a sí mismo.
Ni el personal de la institución ni Aulasis leen las conversaciones de forma rutinaria. La dirección de la institución sólo puede leer una conversación cuando lo solicita ante una denuncia o un riesgo concreto, indicando el motivo y las fechas. Aulasis revisa el motivo —nunca los mensajes— y aprueba o niega la solicitud; una revisión automática puede aprobar los casos claros y los demás los decide una persona del equipo de soporte. El acceso aprobado es de sólo lectura, se limita a esa conversación y a esas fechas, y vence a las 72 horas.
Cada solicitud queda registrada con quién la pidió, cuándo, el motivo, la decisión y cada vez que se abrió la conversación. Al cerrarse el acceso, los participantes reciben un aviso en la conversación, salvo que Aulasis lo posponga porque avisar comprometería la atención de la denuncia.
Las órdenes de autoridades competentes se atienden conforme a la ley aplicable.
8. Encargados y transferencias
Podemos apoyarnos en proveedores de infraestructura, correo, almacenamiento y monitoreo que actúan como encargados bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.
No vendemos datos personales. Solo compartimos información cuando la institución lo autoriza, cuando es necesario para prestar el servicio o cuando la ley lo exige.
9. Derechos de las personas
Estudiantes, representantes y personal pueden ejercer derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición u otros previstos en la normativa aplicable contactando primero a la institución responsable.
Aulasis asistirá a la institución para atender solicitudes relacionadas con datos tratados en la plataforma.
10. Eliminar su cuenta
Puede pedir que se elimine su cuenta de Aulasis y los datos personales asociados a ella. Esto vale para la web y para la aplicación Aulasis en Android y iPhone, publicada por Proximity Technologies group, C.A.
Escriba a soporte@aulasis.com desde el correo con el que entra a Aulasis, con el asunto «Eliminar mi cuenta» e indicando la institución a la que pertenece. También puede pedirlo directamente a esa institución.
Verificamos que la solicitud venga del titular de la cuenta y avisamos a la institución, que es la responsable de los datos. En un plazo máximo de 30 días eliminamos la cuenta: el acceso, las sesiones, los dispositivos registrados para recibir avisos y las preferencias. Los datos personales que no deban conservarse se eliminan o se anonimizan.
Se conservan sólo los registros que la institución o la ley obligan a guardar —como el expediente académico, las calificaciones, los pagos y recibos emitidos y la bitácora de seguridad—, durante el plazo legal que corresponda y sin acceso desde la cuenta eliminada.
11. Datos de menores
La plataforma puede contener datos de estudiantes menores de edad administrados por la institución y, en su caso, por sus representantes. La institución debe obtener las autorizaciones necesarias antes de registrar esa información.
12. Cambios a esta política
Publicaremos la versión vigente en esta página e indicaremos la fecha de actualización. Los cambios relevantes se comunicarán a las instituciones clientes por medios razonables.